Wychodzisz ze spotkania z głową pełną ustaleń. Kto co robi, do kiedy, co obiecałeś. Za godzinę połowa z tego znika.
A potem klient pisze: "a mieliśmy przecież ustalone...". I robi się głupio, bo faktycznie mieliście.
Najwięcej rzeczy gubię nie na spotkaniu. Gubię je po nim.
Notowanie w trakcie to zły pomysł
Większość ludzi próbuje zapisywać na bieżąco. I w tym momencie przestaje słuchać. Piszesz zdanie, klient mówi trzy następne, a Ty łapiesz może jedno.
Robię odwrotnie. Słucham. Naprawdę słucham, patrzę człowiekowi w oczy. A po wyjściu wyciągam telefon i nagrywam sobie dwuminutową notatkę głosową: co ustaliliśmy, co obiecałem, co mnie zastanowiło.
Dwie minuty gadania do telefonu na parkingu. Tyle. Reszta dzieje się później, przy biurku, i nie wymaga już mojej pamięci.
Krok 1: wrzuć nagranie, nie przepisuj go
Nagranie albo transkrypcję z dyktafonu wrzucasz do AI. Nie przepisujesz ręcznie ani słowa. To jest cały sens.
Mówisz swoimi słowami, chaotycznie, z "yyy" i "a, jeszcze jedno". Nie ma znaczenia. Model to poukłada.
Krok 2: powiedz dokładnie, co chcesz dostać
Nie proś o "podsumowanie". Podsumowanie dostaniesz i będzie bezużyteczne. Proś o konkretne części.
To jest moja notatka ze spotkania z klientem. Zrób z niej: 1. Krótkie streszczenie - o czym rozmawialiśmy 2. Listę ustaleń - kto co robi i do kiedy 3. Moje zadania - tylko to, co JA mam zrobić, z terminami 4. Pytania otwarte - czego nie domknęliśmy Nie dopisuj niczego, czego nie ma w notatce. Jeśli czegoś nie ustaliliśmy, wpisz to do pytań otwartych. [wklej notatkę]
To ostatnie zdanie jest ważne. Bez niego dostaniesz ładne ustalenia, których nigdy nie było, bo model lubi domykać dziury. Twoje zadanie: nie pozwolić mu.
Krok 3: mail do klienta gratis
Tu jest część, która robi największe wrażenie na drugiej stronie, a kosztuje Cię jedno zdanie.
Napisz krótkiego maila do klienta z podsumowaniem ustaleń. Ton konkretny, bez lania wody. Wypisz, co robi on, co robię ja i do kiedy. Podpisz: Jan.
Klient dostaje podsumowanie tego samego dnia. I wie, że ogarniasz - zanim jeszcze zacząłeś cokolwiek robić.
Wcześniej odpuszczałem takie maile, bo mi się nie chciało. Teraz są za darmo, więc wysyłam zawsze.
Co to daje po miesiącu
Trzydzieści minut spotkania zamienia się w minutę roboty. Masz streszczenie, listę swoich zadań z terminami i wysłanego maila.
Nic nie ucieka. A to, co uciekało, kosztowało Cię więcej, niż myślisz: nie tylko czas na naprawianie, ale wiarygodność, której nie da się odkupić.
Uczciwie: to działa dla jednego spotkania. Wrzucasz, dostajesz, kopiujesz. Przy trzech klientach nadal się broni. Przy dziesięciu zaczyna się gubić - bo nikt tego nie pamięta między jedną rozmową a drugą.
Gdzie to prowadzi dalej
U mnie każde takie ustalenie nie kończy się w oknie czatu. Ląduje w pliku konkretnego klienta, dopisuje się do jego historii, a system pilnuje terminów, których obiecałem dotrzymać.
Więc kiedy po miesiącu siadam do rozmowy z klientem, którego dawno nie widziałem, nie odtwarzam z pamięci, co było. Otwieram i wiem.
Czat odpowiada, kiedy zapytasz. System pracuje, bo zna Twoją firmę i Twoich klientów. To buduje się raz i zostaje u Ciebie na dysku, a nie w cudzej chmurze.
Chcesz zobaczyć, czy to ma sens akurat u Ciebie? Napisz do mnie. Odpowiadam osobiście.